アカセニッキ(明瀬祐介日記)

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所感

「会社の文書」は公的機関が保存しては?

投稿日:2019年11月7日 更新日:

■私企業(会社とか)には
いろんな文書があり、
その一部は法律によって
一定期間の保存が義務付けられている。

http://www.haradakaikei.net/document/contents05.php

定款や株主名簿、社則、会計書類、
土地や建物に関する書類といったものは
永久保存だし、
その他の文書にも、一〇年間、三〇年間、
といった保存期限がある。

これらは、当の会社のみならず、
外部や従業員との関係上、
きちんと保存して維持されることが望まれる。

例えば何らかの健康上の被害が
生じた際などに、
「従業員がどのような環境で
作業を行なっていたのか」
といったことが必要・有用になる、
ことが考えられよう。


■しかしこれらの書類は、
保存義務があったとしても
多くの場合は企業に対する罰則が
あるわけではないし、
保存しているかどうかの検査が
あるものも少ない。

さらに、
「派遣元管理台帳が三年保存」
「出勤簿が三年保存」
など、法定の保存期限が
いかにも短すぎる文書も多い。

何より、例え企業が
きちんと保管していたとしても、
その企業が倒産してしまえば
デイタのほとんどは雲散霧消してしまう。

これによって
貴重な資料が失われ、
余計な社会的損失が発生する危険性も
あるのではないか。


■そこで提案したいのは、
「年一回」といった区切りで、
公的機関への電子デイタの提出を
義務付けることだ。
(むろん、
簡単に作れるフォーマット
であることが望まれる)

そして、電子デイタは公的機関が
ストレイヂに永久保管するのだ。
(むろん、流出がないような
管理が必要だ)


■かつてはこんなことは不可能だった。
公的機関であれ、私企業であれ、
紙で提出、紙で保存、
ということになれば、
数年おきに処分する必要がある。
文書の保存期限もその時代に設定されたものだ。

しかし現代は時代が変わっている。
例え私企業の保存文書を
公的機関が保存することになっても、
そう無茶苦茶なストレイヂが
必要になるわけではない。
(多くは文書、
つまりテキストや数値デイタで、
せいぜい画像だ)

一方で、たとえ私企業のものであっても
そのデイタ損失がすべて防げれば、
社会的な利益は大きいはずだ。

というわけで、
ちょっと話題の
「公文書保管」だけでなく、
「私文書保管」も
公的にやってしまい、
効率の良い世の中を作ってほしいのだが…。

令和元年十一月七日
アカセ
acsusk@gmail.com
https://twitter.com/acsusk/

-所感

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