“委任状(同意書・誓約書)(自署に限る)”もうやめたら？

役所から各種の書類を取得することがある。
住民票が一番多いが、マイナーなところでは本籍地からの“身分証明書”(破産などしていないことの証明書)、法務省からの“登記されていないことの証明書”なんてのもあった。

時折、自分・家族以外のこういった書類を取得する場合がある。会社の許認可の更新などのため、その会社の役員などの書類を集めるのだ(もちろん本人からの許可は取っている)。
住民票はコンヴィニエンスストアでも取れるが、“登記されていないことの証明書”なんかは専用の書類を、専門の役所に出さなければならないから、やり方を知っている人が出した方がよい。
そのときは“本人自署の委任状”を持って行かなければならない(郵送で手に入れるときも、委任状は、免許証なんかのコピーと一緒に同封する必要がある)。
例えば住民票も“委任状”が取得に必要な書類だが、これには住所、年齢他、家族構成が描かれているわけだから詐欺、強盗、ストーカーなど、あらゆる犯罪の材料になってしまう。だから、取得が本人の意思であることを証明できる人にしか渡すべきではない。

…であれば“自署”と称する委任状なんかで渡してはいかんだろう。
この“自署”の委任状は、自署されたかどうか、筆跡鑑定を行っているわけではない(鑑定を行ったところで確実なところは分からない)。本人のところに電話確認が必ずされるわけでもない(ほぼされない)。印鑑は昨今の押印廃止で不要になったものも多いし、押してもいいのだが、そもそもその印影を何かと照合しているわけでもなく、その辺で数百円で売っているものを使うことができる。
いくらでも偽造が可能ではないか。
(実際、全国で無数に行われているはずだ)
本当に犯罪などの利用を防止するのであれば、本人からの手続の許可を得たと確実に分かる方法をとるべきだ。
この、確実な本人の意思の確認方法としては。

・委任状を本人の印鑑証明済の印鑑とセットにする

・写真付き身分証明書を持った本人が手続を行う

・(書類受取の手続きの場合は)本人の住所に郵送される
(少し前までキャッシュカードがこの方法だった。今は知らない)

あるいは現代風に、
・事前に本人の照合が済んでいるスマートフォンアプリケーション
に“承認願い”のような通知を出す

などが考えられよう。いずれも利便性は損なわれるが、本当に必要なら仕方ない。
別のアプローチも考えられる。

そもそも住民票や“身分証明書”“登記されていないことの証明書”といった、会社が取締役等の分を集めて提出する書類、というのは、取得したあと、民間企業や個人に出すということはあまりない。
ほとんどの場合、最終的には行政機関が提出を求めているために、取得しているのだ。
“行政機関が確認する情報を受け取るために、別の行政機関にその証明を依頼している”
わけである。
それなら行政機関どうしで連携して、情報を交換して調べてくれと。
実際にそういう運用はある程度行われつつあるし、これはよいことだが、国の各省庁-都道府県-市町村をまたいだ連携は行われていないようだ。
行政機関間の情報受渡としては、申請者側の“書類取得→書類提出”ではなく、行政機関間のメインにする。
それ以外の場合は、本人の委任・許可が証明できない人、特に犯罪目的の人が書類を取らないように、“委任状(自署に限る)”なんぞではなく、もう少し実効性のある認証を行ってほしい。
なお、これと同じようなものに、
“(犯罪組織と関わっていないことなどの)誓約書”
“(不正を行なった場合は返金する、などの)同意書”
がある。最近は役所の各種手続をネットで行うことができるが、この場合も本人自署の“誓約書”“同意書”も、それスキャンして添付する必要がある場合も多い。
それはもう手続の途中でのチェックボックスとかでよくないか？